Ohjeistus kokouksista ja kokoontumisista

26.3.2020

Koronaviruksen vuoksi Suomen hallitus on linjannut, että kaikki yli 500 hengen tapahtumia ei saa pitää toukokuun loppuun saakka. Lisäksi on linjattu 16.3.2020, että yli 10 hengen kokoontumiset ovat kiellettyjä
13.4.2020 saakka.


TUL on myös antanut lausunnon, että ”seurojen sääntömääräiset tälle keväälle ajoittuvat kokoukset tulee pitää etänä tai siirtää pidettäväksi myöhempänä ajankohtana, mahdollisesti seurojen sääntöjen vastaisesti.”
Tampereen Kisatoverien yhteinen sääntömääräinen kevätkokous on pidetty 11.3.2020.


TKT edellyttää, että Suomen hallituksen antamia määräaikoja tulee noudattaa. Kaikki kokoukset ja kokoontumiset tulee siirtää tai pitää etäkokouksina. Sähköpostikokous on hyvä ja suositeltava tapa etäkokousten pitämiseen.


Sähköpostikokouksen voi järjestetään seuraavasti:


1. Koolle kutsuja ilmoittaa kokouksen ajankohdan ja lähettää kokouksessa päätettävät asiat sekä esitykset kaikille kokouksen osapuolille ja määrittelee mihin asti on aikaa asioista keskustella samassa viestiketjussa.


2. Sähköpostikeskustelun jälkeen lyödään päätökset lukkoon annettuun määräaikaan mennessä.


3. Kokouksesta kirjoitetaan pöytäkirja, jossa ilmenee kokouksen ajankohta, osallistujat, keskustelun pääkohdat ja päätetyt asiat.

 

Etäkokouksia järjestäessä tulee varmistaa, että kaikilla on tasapuolinen mahdollisuus osallistua ja kokouskutsussa on riittävät ohjeistus. Kannustamme myös luovuuteen ja monipuoliseen viestintään ja jakakaa ihmeessä omia luovia tapojanne seuran sisällä muillekin.


Nyt on myös hyvä hetki ottaa aikaa ja opetella seuran sähköisten järjestelmien, kuten Office365-palveluiden ja SharePointin käyttöä. Toiminnanjohtaja Siina Mutikainen (siina.mutikainen@tampereenkisatoverit.fi,
0504771999) ohjeistaa näissä mielellään.


TKT:n toimisto on toistaiseksi suljettu kävijöiltä ja emme suosittele siellä kokoontumista. Toimistolla työskennellään edelleen satunnaisesti ja kävijöiden rajaamisella turvaamme kaikkien terveyden.